El Workplace management o gestión del lugar de trabajo supera el alcance de las funciones tradicionales de gestión de instalaciones (o facility management), ya que pretende mejorar la productividad, el ambiente laboral y la colaboración entre los trabajadores. La correcta administración de oficina y gestión laboral es un instrumento estratégico que apoya los objetivos empresariales y aporta un valor medible.
Esta es la piedra angular del mantenimiento de un edificio y del entorno laboral. Con un puesto de trabajo sin fricciones, los empleados pueden trabajar de forma eficiente y segura. Es una parte estratégica para mantener a los empleados contentos y garantizar la ejecución general de la gestión de instalaciones.
¿Qué es el Workplace Management?
El Workplace Management se incluye en el Facility Management, pero se centra en la optimización del entorno físico del lugar de trabajo.
La gran diferencia es:
- Facility Management (Gestión de instalaciones): Actividad o trabajo de cuidar los edificios, equipos, terrenos de una empresa.
- Workplace Management (Gestión del lugar de trabajo): Actividad o trabajo de planificación y ejecución de la experiencia en el lugar de trabajo para permitir el rendimiento empresarial estratégico.
El significado de la gestión del lugar de trabajo depende en gran medida de los activos físicos del propio edificio. Puede ser pasar por un registro seguro o gestionar los espacios de escritorio y de reunión. Incluso depende de cosas como la temperatura general o los tipos de luz que se filtran por el edificio.
3 principios de la gestión del lugar de trabajo y Administración de Oficina
Para la gestión de un espacio laboral existen 3 principios del Workplace Management:
- La gestión laboral se enfoca en mejorar los resultados de la empresa.
- Un buen ambiente laboral es una ventaja competitiva vs otras empresas.
- La gestión del lugar de trabajo se enfoca en toda la experiencia.
#1 Mejorar los resultados de la empresa
El rol del Workplace Manager o gestor del lugar de trabajo se centra en el impacto empresarial: permite que las empresas alcancen sus objetivos de negocio proporcionando servicios y espacios que hacen que los empleados sean felices, saludables y productivos.
La gestión del espacio sigue siendo una parte importante del trabajo, pero no es el objetivo final. Mientras que la administración de instalaciones suele ocuparse de los medios (existencia de espacios y servicios operativos), la administración del lugar de trabajo se centra implícitamente en los fines (permitir el rendimiento de los empleados).
Las organizaciones líderes han reconocido que el puesto de trabajo ocupa un lugar destacado en su agenda empresarial y lo ven como una forma de mejorar su rendimiento, la experiencia de los empleados y el valor de la marca.
Esto se presenta de diferentes formas. Algunas empresas ofrecen comida gratis para fomentar la colaboración. Otras construyen gimnasios para mantener a su personal con energía. Algunas empresas incluso subvencionan viajes diarios en Uber para que los empleados sean productivos durante sus desplazamientos. Todos estos ejemplos ayudan a la empresa a rendir al máximo.
Hoy en día, la administración de oficina ya no solo habla de servicios de conserjería, mantenimiento y reducción de costos. Se trata de valor estratégico, de permitir la productividad y de crear un gran lugar de trabajo.
#2 Ambiente Laboral y atracción de talento
En los últimos años se ha observado un creciente interés por el ambiente laboral, ya que algunas de las empresas más influyentes y exitosas del mundo han utilizado el lugar de trabajo como herramienta para obtener una ventaja competitiva sobre otras.
Los empleados que disponen de espacios eficientes y aptos para el trabajo están mejor preparados para la jornada. Disponen de espacios de trabajo que saben que apoyarán su labor y las instalaciones están bien mantenidas. Con un funcionamiento fluido, los trabajadores están más cómodos y más comprometidos.
Más allá del puesto de trabajo, los eventos e interacción entre los trabajadores puede promover una relación más comprometida y un mejor ambiente laboral.
La satisfacción de los empleados no siempre ha sido una métrica de la administración laboral, pero ahora sabemos que los empleados dedicados a su lugar de trabajo son más apasionados y están más dispuestos a correr riesgos. Podría ser precisamente esa moral la que consiga que la empresa realice su próxima innovación importante.
#3 Gestión laboral enfocada en la experiencia
La experiencia completa en el lugar de trabajo es una colaboración integral entre todas las áreas de la empresa. Desde Recursos Humanos a Sistemas o Administración. Por ello, el Workplace management se debe enfocar en las asociaciones estratégicas con estos equipos. En algunas organizaciones esto ya funciona bien, pero en muchos casos RRHH y TI tienen un asiento en la mesa de liderazgo y el Facility Manager se esfuerza por hacer conexiones a nivel de liderazgo – excepto cuando el CEO se queja del café.
RRHH y TI siempre han hablado de añadir valor al negocio, mientras que el enfoque principal del Facility Management ha sido la reducción de costos y la excelencia operativa.
Sin embargo, una administración de la oficina enfocada el bienestar de los empleados, el cambio de cultura y el fomento de la innovación tiene mucho mayor alcance. Se necesitan relaciones sólidas entre las diferentes áreas, y eso depende del Workplace Manager encontrar estas conexiones y allanar el camino para una mejor experiencia general en el local de trabajo.