Un visitor management system (VMS) corresponde a un software de registro y gestión de visitantes. Hace el proceso de seguimiento de todas las personas que entran en un edificio, inmueble, ofician, condominio, fraccionamiento, etc. ¿Por qué necesitas un software de registro de visitas? Probablemente no sabes cuántas personas están actualmente en tu edificio. O cuántas estuvieron ayer. ¿Y hace 428 días? ¿Sus datos estarán correctos? Para contestar a estas preguntas tendrías que sacar la carpeta o cuadernos de registro de visitantes o encontrar la vieja hoja de cálculo de Excel en tu disco y contar las entradas.
Aprovechando que sigues con las carpetas de registro:
- ¿Cuántos nombres alcanzas a leer?
- ¿Cuántos se escribieron de manera incorrecta?
- ¿A cuántos registros les falta información? ¿O hacer check-out?
- ¿Sabes a quién visitaron?
Este tipo de situaciones suceden todo el tiempo en todos los inmuebles del mundo. Ellos demuestran la necesidad de registrar y gestionar las visitas. En particular, muestran por qué se necesita un sistema de registro digital, conocido como visitors management software.
¿Qué es VMS? Visitor Management System
Visitor management System o VMS es el proceso de seguimiento de todas las personas que entran en un edificio, condominio u oficina. Un visitante puede ser un cliente, un repartidor, un solicitante de empleo, un contratista, un consultor o el primo de algún residente. Básicamente, cualquier persona que no sea un empleado habitual a tiempo completo o residente, es un visitante.
Un visitors management software es la tecnología utilizada para hacer un seguimiento formal de los visitantes.
Las ventajas de un software de registro de visitas
Por lo general, hay 5 ventajas en realizar el visitors management con un sistema de registro de visitas:
Causa una buena primera impresión
En lugar de utilizar un libro de registros en papel, los visitantes pueden acceder con el código QR proporcionado por el anfitrión en el pre-registro e introducir su propia información. El anfitrión será notificado en su app y podrá aprobar directamente el acceso. Este proceso ágil dará una imagen profesional de la empresa sin tener que involucrar demasiado el equipo de seguridad/ recepción.
Mejora la seguridad
Tener un software de registro de visitas y un histórico de toda la información permite la correcta consulta y verificar la veracidad de los datos. También, en caso de emergencia o de algún problema, se puede identificar en tiempo real quién está en el edificio y proceder a su evacuación, incluyendo a visitantes.
Más eficiente
Esperar en la entrada, andar manoseando el libro de registros, dejar una identificación y esperar a que marquen para que nos dejen pasar, toma tiempo. Mismo que todo salga bien. Existiendo un visitors management, la autenticación y check-in de las visitas es automático. Cuando un visitante llega al edificio, podrá entrar con su código QR y una alerta llegará a su anfitrión. Fácil y rápido.
Comunicación más ágil
Ni siempre estamos en nuestro escritorio o cerca del teléfono para que nos avisen quién llegó. Basta que nuestra visita llegue en uno de esos momentos y ya le tocará esperar en la recepción. Así que se da el registro de llegada de una visita, el anfitrión recibirá en su app de Lobbyfix una notificación y/o un e-mail, pudiendo aprobar o rechazar su entrada. La comunicación es rápida, consolidada y accesible para todos.
Autonomía
Desde el momento que llegan, las visitas tienen una gran falta de independencia: seguridad tiene que notificar su llegada, necesitan que alguien baje por ellos y que los acompañen a la sala de juntas. Cuando el proceso de check-in es automatizado, los visitantes lo pueden realizar por ellos mismos con su celular. Así, tendrán mayor autonomía y no dependen tanto de la ayuda de terceros en toda su estancia en el edificio.