Una administración de oficina u office management debe garantizar la funcionalidad, el confort, la seguridad y la eficiencia del entorno construido mediante la integración de las personas, el lugar de trabajo, el proceso y la tecnología. Conoce las funciones del office manager.
Cuando se habla de office management, en realidad se está hablando de la eficiencia del lugar de trabajo y de todos los aspectos que intervienen en el desempeño eficaz del trabajo de oficina. La gestión de oficinas implica coordinar las actividades laborales y ayudar a mantener la satisfacción de los empleados. Las palabras clave aquí son eficiencia y eficacia. Cuando una empresa está bien gestionada, hay control sobre las actividades de la oficina, una reducción de los costos de la empresa y empleados contentos.
¿Qué es el office management?
La gestión de oficinas u office management implica la planeación, el diseño y la ejecución del trabajo en una organización y sus oficinas. Esto incluye la creación de un entorno de trabajo centrado, y la orientación y coordinación de las actividades del personal de oficina para alcanzar los objetivos empresariales. Estas actividades se evalúan y ajustan para mejorar y mantener la eficiencia, la eficacia y la productividad.
El administrador de oficina u office manager suele ser responsable del espacio de escritorios, suministros, presupuesto de la oficina, formación del personal, organización de traslados y gestión del demás personal de mantenimiento de instalaciones. Un administrador de oficina debe entender el comportamiento y las necesidades de sus empleados. Esto, para poder aprender a motivar mejor a sus trabajadores con los incentivos adecuados.
La gestión de oficinas se utiliza en varias industrias. Aunque hay muchas similitudes en todos ellos, cada trabajo de gestión de oficina contiene aspectos específicos que lo diferencian del resto.
6 funciones del office manager
La administración de oficina ha evolucionado considerablemente en los últimos años. Estas personas han pasado de ser recepcionistas y secretarios encargados de hacer fotocopias y transmitir mensajes, a desempeñar funciones más estratégicas en la empresa. Muchos gestores de oficinas se reúnen ahora con directivos con regularidad, ya que se encargan de tomar decisiones importantes como la ubicación de la oficina, las mejoras de productividad, etc.
Conoce más sobre el workplace management
De todas sus laboras, se destacan 6 funciones principales que un gestor de oficina debe dominar para un lugar de trabajo eficiente:
#1 Planeación
Crear una estructura de responsabilidades para alcanzar los objetivos de la empresa es una función clave de la administración de oficinas. Cuando se reconocen plenamente los objetivos a corto y largo plazo, se puede planear el enfoque para alcanzarlos. La planeación detallada y la organización de las reuniones es el primer paso para lograr un funcionamiento eficaz y facilitar el control.
#2 Organización de recursos y suministros
La organización de recursos va de la mano de la planeación. Estos suministros incluyen los materiales, el personal y el presupuesto. Después de la planeación, los administradores de oficina deben delegar tareas, como la identificación de los materiales necesarios y la asignación de esos materiales al personal indicado. Es necesaria la coordinación sistemática de las tareas para que estos recursos cumplan los objetivos previstos.
#3 Administración de personal
Otra responsabilidad clave del administrador de oficina es la gestión del personal. Estos dirigen o coordinan con recursos humanos todas las cuestiones relativas a la contratación de proveedores o de personal y su remuneración.
#4 Comunicación
La comunicación eficaz, un elemento básico de cualquier operación de alto desempeño, es un factor necesario para el office management eficiente. Si un gerente de oficina no es capaz de dictar adecuadamente las necesidades de la empresa a los empleados, no será posible alcanzar una eficiencia óptima. ¿Es necesario un equipo o un espacio de reuniones de cierto tamaño para celebrar reuniones semanales? ¿Existe la tecnología que se necesita en ese espacio?
Recuerda que una buena comunicación va en ambas direcciones. Si un gerente del lugar de trabajo es incapaz de articular las necesidades de la empresa, entonces el problema puede ser que la persona no sea una buena opción para su organización.
#5 Integración tecnológica
Los administradores deben utilizar la tecnología en su trabajo. Es posible que utilicen software para su propia función diaria y que también ayuden a gestionar el software y la tecnología para los empleados. Quizás la empresa utilice un software de gestión de instalaciones digitales. Los administradores también deben trabajar con el área de TI para garantizar que todas las salas de reuniones funcionen sin problemas, y deben recibir formación sobre toda la tecnología de videoconferencia y la conexión Wifi para empleados e invitados.
#6 Motivación
Un factor muy importante (y complejo) de la administración del lugar de trabajo y office manager es la motivación. Esta se presenta de dos formas. La automotivación y la motivación externa. Cuando los empleados están auto-motivados, el trabajo es más fácil. Pero cuando no lo están, ahí es donde el trabajo del administrador es motivar. Esta motivación debe satisfacer las necesidades de los empleados al tiempo que es competitiva, productiva y completa. Cuando la motivación externa hace todo esto, los trabajadores tendrán la moral alta y será más probable que mejoren su rendimiento.
Los administradores de oficina son algunas de las pocas personas que interactúan con todos los niveles jerárquicos de la empresa. Ya sea virtualmente o cara a cara cada día. A medida que la culturas de la oficinas de todo el mundo sigan expandiéndose y cambiando, la importancia del rol del administrador de oficina aumentará.