La gestión de un evento no tiene nada de casual. Este debe planeado y ejecutado con gran calidad y con las herramientas adecuadas. La logística es un elemento fundamental para lograrlo, principalmente cuando nos referimos al momento del control de accesos para eventos. Enumeramos las posibilidades, cómo puedes hacerlo y que reglas que debes tener en cuenta para evitar el caos.
¿Qué es el control de accesos para eventos?
El control de acceso para eventos es necesario cuando queremos gestionar las entradas y salidas de un evento. Por ejemplo un acceso mediante boletos o cuando queremos controlar y medir el comportamiento de los asistentes como el aforo o la permanencia.
Control de entradas por código QR
Estamos notando que últimamente hay un incremento de solicitudes de control de accesos para eventos mediante código QR, sobre todo para el registro de eventos corporativos. Estos códigos se utilizan como boletos para el acceso. Los asistentes reciben su código QR, lo presentan directamente desde su celular y se verifica que el código QR sea válido.
Ve cómo puedes crear invitaciones para tus eventos y crear pases de acceso con código QR para tus asistentes
El código QR es un código que contiene información. Esta información está encriptada y nos permite descargar la información del asistente.
Desde la plataforma de LobbyFix puedes crear una lista de invitados y enviarles la invitación de manera personal o crear enlaces para registro para todos los asistentes.
¿Para qué sirve el control de accesos?
La importancia de tener un control de accesos para eventos te permite:
- Control de entradas
- Controlar el aforo del recinto
- Controlar la permanencia de los asistentes
- Medir y tener acceso a la información desde cualquier dispositivo
Control de entradas
Con el control de entradas podemos conocer quien está invitado al evento, es decir, quien ha recibido una invitación o comprado un boleto por asistir. De esta forma añadimos seguridad a nuestro evento.
También otra aplicación muy útil es conocer la hora de llegada y salida de nuestros asistentes. Esto nos ayudará en el futuro a planificar y optimizar la logística de registro y acceso.
Control de aforo
El control de aforo para eventos es el conteo de asistentes que entran y salen con el objetivo de conocer la cantidad de personas que se encuentran en el recinto.
El control de aforo se utiliza para asegurar que no haya aglomeraciones y de que los aforos y capacidades no se vean superados garantizando así la seguridad de los asistentes.
Controlar la permanencia de los asistentes
En muchos eventos de gran dimensión es muy importante poder medir la permanencia. Esta permanencia normalmente sirve para poder obtener las constancias, gestionar flujos de entrada y salida y conocer los periodos de mayor afluencia.
Medir y tener acceso a información
Al tener acceso en tiempo-real te permite actuar con mayor agilidad ante cualquier problema. La posibilidad de también poder consultar toda la información histórica ayuda a evaluar la eficiencia del proceso logístico y a poder mejorar en futuros eventos.
Los problemas a evitar en la Administración de Eventos
Es frecuente encontrarse, desde el comienzo, con situaciones que generan una mala experiencia en el control de accesos para eventos: filas desordenadas, falta de información, falta de seguridad o proveedores descargando mercancías en sitios indebidos. Esto produce situaciones que podrían evitarse con un poco de cuidado en el control de ingresos.
En este contexto, hay 7 reglas básicas que debes considerar evitar el caos en la Administración de Eventos:
#1 Ten claro el target y el objetivo evento
Definición del objetivo: Tener claro qué es lo que queremos lograr con el evento, a quién va dirigido, qué beneficios esperamos que nos genere es imprescindible para poder definir cómo será el evento, tomar decisiones y saber cuántos recursos vamos a destinar. Una vez se haya realizado el evento, la definición clara de objetivos nos permitirá realizar un balance para ver si hemos conseguido cumplirlos.
#2 Planea y anticipa potenciales problemas
Prestále la máxima atención a la preparación y al montaje del evento, para corregir a tiempo cualquier situación que intuyas puede generar un problema. Cuanto mejor lo tengamos organizado y no dejemos ningún cabo suelto, más garantías tenemos de que el evento salga bien. Siempre pueden ocurrir imprevistos, especialmente porque hay muchas personas y proveedores que intervienen pero si tenemos todos los detalles organizados, se minimizará la ocurrencia de errores de última hora.
#3 Comunicación permanente con proveedores
Los proveedores son los que hacen funcionar el evento. Por lo tanto, es importante mantener una comunicación clara y abierta con ellos. Eso para evitar posibles interrupciones que causen problemas en el suministro, logística de entregas o hasta en las expectativas por parte de la organización.
#4 Define una jerarquía y un flujo de comunicación
Se debe definir una jerarquía clara para la toma de decisiones, principalmente para el día del evento. Esto ayudará a que todos los involucrados sepan a quién acudir para solucionar los problemas que surjan. Definir los responsables de cada área y líneas de comunicación evitará discrepancias y conflictos en los procesos.
#5 Equipo de apoyo al control de entradas
Es esencial que exista algien que pueda informar y responder a preguntas dentro y fuera del lugar del evento. Por lo tanto, es importante tener un equipo de apoyo que ayude a los participantes, organice la lista de asistentes, mantenga el acceso organizado y preparado para resolver cualquier problema que pueda surgir a última hora, particularmente en las puertas o en el control de ingresos.
#6 Descentraliza y delega responsabilidades
Centralizar la información y la toma de decisiones crea un cuello de botella en el proceso. Es mejor definir el alcance de la actuación de los proveedores y del equipo, confiando las decisiones técnicas o propias de cada área a su respectivo encargado.
#7 Agiliza el registro de entrada de los asistentes
Es el público quien va a evaluar y compartir lo que viva durante el evento. Por lo tanto, es importar agilizar el ingreso de forma organizada y segura.
Con LobbyFix, podrás escanear fácilmente los códigos QR de las entradas o confirmación de inscripción para aumentar la seguridad y evitar fraudes, además de tener permanentemente actualizado el control de aforo en el evento y la mejor manera de controlar los distintos accesos o ingresos al evento.